Bærum kommune Eiendom er en av landets største eiendomsvirksomheter med ansvar for utvikling, bygging, forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Kommunens tomtebank, samt kjøp og salg av eiendommer, ligger også under Eiendom. Eiendom har ansvaret for å sikre funksjonelle, energikloke og areal- og kostnadseffektive lokaler til kommunens tjenester. Oppdragsmengden er stadig økende, og i kommende år er det planlagt årlige investeringer for mellom 1,5 – 2 milliarder innenfor eiendom.Til eiendomsdirektørens stab søkes en strukturert og initiativrik spesialrådgiver som skal ha overordnet ansvar for Eiendoms avtaleportefølje bestående av ca. 60 rammeavtaler. Rammeavtalene har en samlet verdi på ca. 350 mill. pr. år, og spenner over ulike kategorier som for eksempel håndverkerfag, rådgivende ingeniørtjenester og varer/produkter i tilknytning til Eiendoms bygningsmasse. Spesialrådgiveren får bl.a. ansvar for vurdering av behov for nye avtaler, kontraktsmessig oppfølging av avtalene, kontinuerlig forbedring av kontraktsoppfølgingen, generell rådgivning knyttet til rammeavtalene og bistand til gjennomføring av avrop/anskaffelser. Stillingen er et viktig kontaktpunkt mot Anskaffelsesenheten i kommunen, som står for den formelle utlysningen av avtalene.Som medarbeider i Eiendom vil du være del av et sosialt og faglig spennende miljø med høye ambisjoner. Stillingen sorterer under eiendomsdirektørens stab, som består av til sammen åtte medarbeidere med ulik faglig bakgrunn. Staben har et særlig ansvar for å støtte organisasjonen på tvers, og bidra til økt kvalitet, systematikk og felles kultur. Staben har ansvar for bl.a. administrasjon, kvalitet, internrevisjoner, rammeavtaler og juridisk rådgivning innenfor offentlige anskaffelser og entrepriserett. Spesialrådgiveren vil også være i utstrakt kontakt med kommunens sentrale Anskaffelsesenhet, og dermed være del av et solid fagmiljø innenfor anskaffelser og kontraktsoppfølging. Stillingen innebærer også tett kontakt med tjenestelederne i Eiendom, som innehar eierskapet til de forskjellige avtalene.
Arbeidsoppgaver
Administrativ og strategisk oppfølging av alle rammeavtaler som eies av Eiendom (ca. 60 avtaler innenfor nærmere 30 kategorier), herunder f.eks. prisjustering, vurdering av opsjoner, oppdatering av informasjon om avtalene i kommunens innkjøpsverktøy (Mercell) mv.
Foreta strategiske vurderinger av behov for nye rammeavtaler i Eiendom
Koordinator mellom Eiendom og Anskaffelsesenheten i kommunen, samt bidra til å sikre Eiendoms interesser i anskaffelser av rammeavtaler
Bistand til gjennomføring av avrop/anskaffelser og generell rådgivning knyttet til rammeavtalene i tett samarbeid med tjenestelederne i Eiendom
Aktivt jobbe for å forbedre og profesjonalisere kontraktsoppfølgingen
Utarbeidelse av maler og rutiner innenfor eget arbeidsområde
Fakturakontroll og internrevisjoner særlig knyttet til rammeavtaler
Kvalifikasjoner
Høyere utdanning innenfor økonomi, administrasjon, jus el.l.
Erfaring med innkjøp fra offentlig og/eller privat virksomhet
Kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser
Erfaring med strategisk kontraktsoppfølging er en fordel
Erfaring med organisering og gjennomføring av administrative prosjekter er ønskelig
Kjennskap til eiendomsområdet er en fordel
Gode ferdigheter i bruk av digitale verktøy er en forutsetning
Personlige egenskaper
Kundeorientert med gode samarbeidsegenskaper
Strukturert og systematisk
Evne til å tenke strategisk og helhetlig
Initiativrik og fremoverlent, selvstendig
Evne til å håndtere flere oppgaver parallelt
Lar seg motivere av en hektisk og variert hverdag
Svært god skriftlig og muntlig fremstillingsevne
Vi tilbyr
Et godt og tverrfaglig miljø med dyktige og engasjerte medarbeidere
Gode utviklingsmuligheter i en av Norges største eiendomsvirksomheter
Aktivitetsbaserte kontorlokaler i Eyvind Lyches vei 10 sentralt i Sandvika (og i nyrenovert kommunegård i 2023)
