Jan Spandow, adm. direktør i Spabo Eiendom
Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under krise?
Vær synlig: Historien er full av fortellinger om ledergrupper som svarer på kriser ved å låse seg inne i et møterom og som dermed blir utilgjengelige for organisasjonen og kunder. Etter beslutningen om å etablere hjemmekontor som primær arbeidsplass ble fattet, besluttet vi samme dag en policy i forhold til de av våre kunder som vi antok ble hardest rammet. Vi var derfor raskt ute med å kommunisere en forutsigbar policy i forhold til våre kunder i handel og servering segmentene. Vi brukte også de første dagene til å etablere nye møteplasser og tekniske plattformer, der Microsoft Teams og Messenger ble sentrale for å avholde møter og utveksle ad-hoc informasjon internt.
Vær tydelig: Dialog over mail gir stort rom for misforståelser og tolkningsforskjeller. Vi har vært svært opptatt av å være tydelige i forhold til hva våre kunder, leverandører og medarbeidere kan forvente seg av oss, og hvilke forutsetninger vi krever for å stille opp. Internt gikk vi ut med tydelig informasjon om at vi ikke ville permittere i Spabo Eiendom, for å stoppe eventuelle spekulasjoner.
Stol på dine medarbeidere: De som har direktekontakt med kunder og leverandører har også størst innsikt i hva som trengs for å avhjelpe situasjonen som er oppstått. Vi har vært veldig opptatt av å ha retningslinjer, men også like opptatt av at disse kan tilpasses dersom situasjonen krever det.
Behold kontroll og informer: Vi har vært svært opptatt av å utvikle verktøy for å dokumentere og kommunisere konsekvenser av de avtaler som blir inngått. Raske avgjørelser krever ekstra fokus på dokumentasjon i etterkant. Dette er nødvendig når man raskt skal formidle mange ekstraordinære avtaler på tvers av vår organisasjon. Vi har også vært veldig opptatt av å øke vår likviditetsbeholdning for å møte økt usikkerhet, samt oppdatere de finansielle institusjonene vi jobber med om vår status på jevnlig basis.
På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?
Vår første respons på krisen var å kommunisere til våre leietakere tilbud om å utsette husleie for april til slutten av juni. Dette gjorde vi allerede når vi flyttet alle til hjemmekontor, torsdag 12. mars. Fredag 13. mars annonserte myndighetene at de «stengte ned», og påfølgende mandag 16. mars skjerpet vi vårt tilbud om utsatt leie, til leiefritak for april måned for de fleste av våre leietakere innen handel og servering. Unntaket var apotek og varehandel, som har omsatt bra hittil. Vi opplever at våre leietakere er takknemlige for støtten og ikke minst forutsigbarheten vi har bidratt med. Vi opplever også at vår forutsigbarhet stoppet endel diskusjoner og bekymringer om umiddelbar konkurs blant våre kunder.
Vi har også innrømmet husleiereduksjon og utsatt husleie for endel av våre leietakere i bolig og kontorsegmentene, som er blitt rammet av permitteringer eller omsetnings-stopp. Myndighetenes ordning med «kontantstøtte for bedrifter» har nå ytterligere bedret situasjonen for våre leietakere. Vi jobber nå med beslutningsgrunnlag for å gjenoppta planlagte byggeprosjekter som er satt på vent. Dette inkluderer utdeling av kontrakter for ombygging og rehabilitering. Den største innsigelsen som vi må håndtere er at mange er på hjemmekontor, og kan bli negativt påvirket av støyende arbeider på dagtid.
Oppsummert: Det å utøve lederskap under krisetider er for oss på veldig mange måter det samme som å utøve godt lederskap under «normale» omstendigheter. Forskjellen ligger for det meste i hastigheten som beslutninger må tas. Vår innstilling har vært at det er bedre å gjøre noe, enn å sitte stille – selv med manglende beslutningsgrunnlag. Vi jobber nå med å etablere en ny «normal» situasjon, som tillater videre utvikling av vår virksomhet dersom nåværende situasjon vedvarer. Vi fokuserer på hvordan vi kan gjøre våre oppgaver bedre og mer effektivt. Det er alltid rom for forbedring, Corona eller ei.